想把产品卖到海外，却被“不知道去哪里找客户、报关复杂、收汇麻烦”压得喘不过气？别急，其实外贸并没有想象中那么玄乎。只要掌握正确流程，从开发客户到顺利收汇，每一步都有清晰的方法和实操要点。
本文将从找客户 → 报价谈判 → 签合同收定金 → 生产验货 → 订舱报关 → 出口交单 → 收款结汇 → 售后维护全链路拆解。结合最新政策与实务建议，帮外贸新人和中小企业避开常见坑，降低风险、提升成交率，让你的产品成功走向全球。
一、找潜在客户：
寻找客户可采用曝光展示与主动开发两条路径并行，兼顾短期效果与长期布局。外贸业务员可以灵活运用多渠道推广策略，增加品牌曝光度，同时主动挖掘更多潜在客户，提升询盘量。
下面整理了主要的找客户渠道及操作方法：
渠道类型
具体方法
核心策略
优势
注意事项
曝光展示
1. 独立站推广
网站建设（目标国家语言）
SEO 优化（关键词布局、内容原创）
客户主动搜索，自动引流
需持续更新，输出有价值的内容，客户感兴趣的内容
社交媒体嵌入
结合社媒推广（Facebook、LinkedIn 等）
品牌曝光
长期品牌资产、可控获客成本
2. B2B 平台运营
阿里巴巴国际站
产品详情页优化（高清图片 + 视频 + 参数）
流量集中，客户主动询盘
竞争激烈，需投入广告费用
Made-in-China 等
定期更新产品信息，参与平台活动
自主开发
1. 线上搜索
Google 高级搜索
关键词 + 国家 +“wholesaler”/“importer” 精准定位
灵活免费，目标精准
需掌握搜索技巧，筛选有效客户
Google 地图搜索
分析客户官网，提取联系方式（工具辅助）
2. 社交媒体开发
LinkedIn/ Facebook
建立企业账号 + 行业内容分享，私信互动
直接触达决策人
避免频繁营销，需长期运营
3. 数据工具
海关数据
分析采购周期，匹配对口客户
精准锁定真实采购商
数据时效性需验证
第三方获客软件
按行业 / 区域筛选客户，批量开发
针对性开发大客户
4. 线下开发
国内外展会（广交会等）
展前邀约客户，展中演示产品，展后跟进
面对面建立信任，快速成交
成本高，需提前策划客户名单
地推拜访
针对重点客户实地考察，定制解决方案
客户转化
1. 沟通优化
邮件 / WhatsApp 开发信
个性化内容（客户需求分析 + 案例展示）
提高回复率
避免模板化，需测试不同话术
2. 持续曝光
定期 EDM 营销
发送行业报告 / 促销信息，保持联系
增强客户黏性
二、如何给出专业报价：
当我们开发到意向客户后，报价环节至关重要，因为客户通常最关注价格。报价需明确包含的费用及价格条款，如FOB（船上交货价）、C&F（成本加运费）、CIF（成本加保险加运费）等。对于报价流程，新手应在有经验同事或公司资深人员指导下操作，以确保准确无误。尤其是刚入行的小白，多请教、多确认是避免错误的关键。
条款类型
费用组成
适用场景
风险转移点
注意事项
FOB
货物成本（含原材料、加工费、包装费）
买方自行安排运输和保险
货物在装运港越过船舷后，风险转移至买方
需明确装运港名称（如 FOB SHANGHAI）
内陆运费（工厂至装运港）
适用于海运或内河运输
买方需及时通知船期，否则风险提前转移
港口费用（装卸、报关等）
C&F/CFR
FOB 费用 + 国际运费
卖方控制运输权，买方负责保险
货物装船后风险转移至买方，但运费由卖方支付至目的港
卖方需在装船后 8 小时内通知买方
目的港卸货费（部分案例由卖方承担）
需规避目的港滞港风险
避免使用模糊港口名称（如 “欧洲主要港口”）
CIF
CFR 费用 + 海运保险费（最低险别，如协会货物条款 C 险）
卖方需办理保险和运输
风险转移与 FOB 相同（装运港船舷），但保险覆盖运输途中损失
文件费（保险单等）
适用于买方对运输和保险无特殊要求的标准化交易
这边提供一个报价单模版下载入口
三、 合约签订：
在确定报价并确认客户具有采购意向后，下一步是签署合同。合同签署需注意常用术语如PO（采购订单）、PI（形式发票）、CI（商业发票）等。大多数外贸公司在进行小额或简单交易时，会使用 PI 来快速完成交易；而对于大订单或重要客户，通常会签署正式合同，以确保双方权益得到充分保障。
术语 / 文件
法律效力
适用交易场景
风险提示
PO采购订单
具有法律约束力的要约文件
老客户复购标准化产品
需明确约定订单修改 / 取消条款
买方单方签署即可生效
小额订单快速确认需求
避免使用模糊交货时间（如 “尽快安排”）
PI形式发票
无最终法律约束力的预合同
新客户样品订单或小额试单
需注明 “此报价以最终确认为准”
可作为信用证开立依据
需要预付定金的交易（如 30% 预付款）
大宗交易慎用，易引发条款争议
CI商业发票
具有法律效力的结算凭证
所有已完成发货的交易
金额需与提单一致，避免清关问题
海关清关必备文件
涉及保险索赔的纠纷处理
需包含买卖双方完整公司信息
正式合同
具有完全法律效力的主合同
首单大额交易（超 10 万美元）
需双方签署盖章生效
定制产品 / 长周期项目（如 OEM 合作）
四、合作付款方式：
合同签署完成后，下一步是收款/付款环节。常见的付款方式包括信用证（L/C）、电汇（T/T）、付款交单（D/P）等。这些付款方式的设计目的是为了保障买卖双方的交易安全。
在实际操作中，应根据成本和利润情况，尽量争取收取预付款。对于没有任何预付款的订单，应谨慎合作，因为正规的优质客户通常都会按照规范流程付款。
付款方式
核心要点
适用场景
卖方风险
信用证 (L/C)
银行担保付款，受益人需提交单证相符文件
大额首单交易（>$10 万）
低（银行信用）
分即期 / 远期信用证
政治风险较高地区贸易
电汇 (T/T)
分前 T/T（预付 30%-50%）与后 T/T（货到付款）
长期合作客户返单
中（预付款比例决定）
直接汇款至卖方账户
中小额标准化产品交易（<$5 万）
付款交单 (D/P)
即期 D/P：见单即付款
中等规模订单（5 – 10 – 20 万）
中高（商业信用）
远期 D/P：承兑后到期付款
买方市场环境下争取订单
承兑交单 (D/A)
买方承兑汇票即可提货，到期日再付款
买方资金周转困难时的短期账期支持
高（依赖汇票兑付）
需采用银行保兑汇票降低风险
竞争激烈的市场开拓期
赊销 (O/A)
先发货后收款，账期 30-180 天
跨国集团子公司内部交易
极高（无担保）
完全依赖买方商业信用
年采购量超 $50 万的战略客户
五、安排货物生产：
客户下单并支付订金后，外贸公司需与工厂确认产品数量、规格、包装等细节，安排生产。跟单员将追踪生产进度并检验货物，确保质量和交货期。
阶段
核心任务
注意事项
1. 订单确认与生产启动
核对客户 PO 与工厂产能匹配度（材料 / 工艺 / 交期），确认单（客户 + 外贸公司 + 工厂）明确产品参数
首次合作工厂须验厂并签署质量保证协议
签订工厂生产合同
2. 生产计划制定
分解生产节点（原料采购→半成品加工→成品组装）
预留 10 – 15 天缓冲期应对原料涨价 / 停电等意外
确定质检标准（比如提供客户的样品作为验收基准）
3. 生产跟单与进度追踪
每周 2 次现场巡检（关键工艺点 100% 检查）
发现工艺偏离时立即停工并启动客户沟通流程
同步客户生产实况（照片 / 视频 + 批次抽检报告），集装箱装柜前 72 小时发送产线完工照片及预装箱清单
4. 质量检验与出货准备
实施多层次检验（自检 + 互检 + 专检）
验货不合格批次需在 24 小时内提供整改方案
按运输方式优化包装（海运需防潮处理 / 空运控制体积重量），贴唛头时须双重核对（业务员 + 跟单员签字确认）
5. 尾款与单据处理
货款结清前扣押正本提单，根据付款方式准备对应单据（L/C 需严格符合 “单证一致”）
文件递交后保存 DHL/FedEx 运单号并跟踪签收状态
同步客户清关资料
六、货物出口报关
报关是将货物出口的重要环节，大多数外贸公司会委托货代操作，以确保流程顺畅。
然而，作为业务员，也必须对报关流程有基本的了解。如果完全不熟悉，很容易在操作中吃亏或出现问题。因此，掌握报关的基本步骤和注意事项，对保障出口顺利至关重要。
1、报关操作流程
报关操作流程
高频风险预警
注意事项
委托签约：提交报关资料（合同 / 发票 / 箱单）
重量差异陷阱
单证一致性
货代预审：核对 HS 编码 / 品牌 / 型号
型号漏报风险
商品信息准确
电子申报：录入后双重校验
贸易国混淆
申报时间
海关放行 / 查验：配合提供补充说明
货物要求
放行后单据归档：保存期限≥3 年
补救措施
2、注意事项类别（核心要求 + 违规风险）
注意事项类别
核心要求
违规风险
单证一致性
报关单内容与合同、发票、装箱单等文件 100% 一致（含品名 / 数量 / 金额）；
电子预录入报关单与纸质单逐项核对
单证不符导致海关退单 / 扣货；
虚假申报面临货物价值 10%-30% 罚款
商品信息准确性
HS 编码严格按商品实际用途归类；
毛重 / 净重精确到小数点后两位（如 0.25kg）
HS 编码错误影响关税计算、引发查验；
重量差异超 3% 可能被要求改单
分单处理要求
不同合同、贸易方式货物不得填同一报关单；
单张报关单最多申报 5 项不同商品编号
混报导致报关单作废、产生滞港费用；
超项申报需拆分多单、增加操作成本
申报时限控制
出口货物装货前 24 小时申报（危险品提前 3 天）；
进口货物到港后 14 日内完成申报
逾期申报产生滞报金（0.5‰/ 日）；
紧急订单可能错过船期
特殊货物申报
危险品提前取得 UN 认证并标注 IPPC 标识；
含品牌 logo 货物提供电子授权书（纸质无效）
未申报品牌按侵权处理（最高货值 5 倍罚款）；
危险品瞒报可追究刑事责任
合规性要求
按《海关法》如实申报并配合查验；
进料加工货物单独申报并注明监管方式
逃避监管面临信用降级；
加工贸易违规可能取消手册资质
修改与补救措施
发现差错立即提交《报关单更正单》；
未装载货物递交《更改申请》并附新运输工具证明
未及时更正可能导致退税失败
七、货物运输
货运阶段涉及租船和订舱，是确保货物按时交付客户的关键环节。通常需要与货代公司紧密合作，并根据合同条款（如 FOB、CIF 等）确定运输代理公司以及运费支付方。
作为业务员，货物从工厂出库到上船的整个过程都应尽可能拍照、录像留存，必要时可发送给客户以增强透明度和信任感。
我们出货，一般需要这些流程
货物出库及第三方质检，确保数量与质量符合要求。
打托加固，如使用缠绕膜、角部护板等，保证运输安全。
装车复核，核对铅封号与运单是否一致。
签发正本提单，如采用电放方式，需要客户书面确认。
其他必要操作，以确保货物安全、高效到达客户手中。
具体环节
注意事项与操作要点
包装与标识
使用防震 / 防水材料加固易碎品，外箱标注 “易碎“” 向上 ” 标识；
每件货物标明毛重、净重、尺寸及收发货方信息（精确到毫米）
运输工具选择
超过 2 吨的货物优先选择海运集装箱（需提前确认港口限重）；
紧急订单采用空运时需核算体积重量（长 × 宽 × 高 / 6000）
装车前检查
核对货物与装箱单一致性（型号 / 数量 / 批次号）；
检查车辆密封性（厢式货车需确认防雨性能）
装载规范
重货在下、轻货在上，层间用缓冲材料隔离；
单件超 3 吨货物使用专用吊装带（禁止钢丝绳直接接触货物）
清关文件准备
提前确认 HS 编码与目的国认证要求（如欧盟 CE 标志需随附 DOC 文件）；
发票需注明贸易术语（FOB/CIF 等）及货币单位
异常处理
发现包装破损立即现场拍照并通知双方（24 小时内提交书面报告）；
运输延误超 48 小时后启动备用运输方案（如中欧班列转空运）
八、收汇\办理出口退税
收汇指收取货款，常见方式包括信用证（L/C）、电汇（T/T）等。公司通常会积极跟进收汇流程，确保资金及时回笼，保障现金流安全。
退税是国家为鼓励出口而提供的优惠政策。外贸公司需凭增值税发票等相关凭证，根据不同行业的退税率（如服装业为 13%）进行操作。此流程一般由专业人员负责。
对于刚入行或对流程不熟的外贸新人，建议找第三方专业机构或有经验的人指导，确保每一步操作规范、合规。尤其是第一次做外贸时，搞清楚流程并得到指导非常关键，可以有效避免不必要的风险和损失。
流程阶段
核心操作要点
注意事项
收款发起
通过银行电汇 / 信用证 / 第三方平台（如 Xtransfer）发起收款
私账收款风险
明确标注合同号、发票号及贸易术语（FOB/CIF 等）
第三方平台提现需核算服务费率
信息验证
银行核对付款方 SWIFT 代码、账户真实性
文件一致性
第三方平台验证贸易背景（需提供合同、报关单扫描件）
收汇执行
外汇转账需填写《境外汇款申请书》并注明 5 位申报代码
关注实时汇率波动
电汇到账后银行发送入账通知书
结汇申报
登录电子税务局填报《出口货物收汇情况表》，必填项包括收汇日期、金额、币种及对应报关单号
申报时效性
上传收汇凭证（如银行水单、第三方平台交易记录）
退税关联
收汇金额与报关单金额需 100% 匹配（误差≤±2% 可容差处理）
收汇后 90 日内完成出口退税申报（具体准确性需咨询）
九、售后与客户维护
收到货款并不意味着订单就结束了，售后管理同样至关重要。在订单完成后，业务员或公司需要关注以下几个方面：
环节
操作要点
注意事项
货物跟踪
节点推送物流信息；15 分钟内响应咨询；主动处理物流异常
信息准确；不推诿责任
售后支持
24 小时接质量投诉；48 小时核退换货；明确退换政策
态度耐心；守政策；勤反馈
客户维护
节日真诚问候；按需推新品（控频率）
内容个性化；客户拒推即停
长期合作
筛潜力客户；谈合作方案；签协议；供售后支持
选优质客户；沟通透明；护双方利益
FAQ（常见问题）
Q1：选 FOB 还是 CIF？
A：若买家有更强的物流议价能力或希望掌控运输，选 FOB；若买家想省心、卖家能把控运输安排，可选 CIF（但注意保险与风险转移时间）。
Q2：没有预付款能发货吗？
A：高风险；建议至少争取部分订金或使用信用证等银行工具降低坏账风险。
Q3：出口退税一般要多久？
A：退税时效受企业退税分类及资料完整性影响。税局近年推行线上快速通道，符合条件的一类、二类企业可在较短工作日内完成审核（具体以主管税务机关为准）。
给外贸小伙伴的建议
先学会再行动不要在完全不懂的情况下贸然做外贸。即使老板不懂，也一定要有懂行的外贸业务员。如果既没有经验的老板，也没有外贸业务员，先学习、先积累经验再行动。切忌轻信所谓的“发财捷径”或“代运营包赚钱”等不靠谱承诺。
谨慎投资，先掌握流程不要轻易做任何投资。在实际操作前，先了解流程、查找资料、学会独立判断是否可行。做任何事情，都要先学会思考和规划。
明确获客渠道先确定获客渠道：短期可利用流量较高的 B2B 平台；中长期可以搭建 品牌独立站 + LinkedIn 等专业渠道，形成持续获客能力。
报价要清晰，付款条款明确报价务必写清楚，同时明确付款条款，避免后续出现责任纠纷。
收款优先安全可靠收款尽量走 对公账户，重大订单优先采用 信用证（L/C） 或其他银行保障的付款方式。避免收到风险款项，造成资金冻结或其他麻烦。
以上内容为个人整理，非官方信息。如有不准确之处，欢迎指正。外贸流程要真正走顺畅，还需通过不断实践积累经验。祝各位小伙伴生意兴隆，大卖特卖！